ChatGPTを社員に使わせていいか。禁止する前に決める3つのこと
結論から、いきます。**全面禁止は、もう現実的ではありません。**禁止しても、個人のスマホと個人のアカウントで使われます。しかも、会社からは見えなくなります。
「社員にChatGPTを使わせていいのか」——最近いちばん多い相談のひとつです。
わかります。情報が漏れたらどうしよう、間違った答えを信じたらどうしよう。心配になるのが普通です。
でも、いちばん危ないのは「禁止するか、許可するか」ではありません。何も決めていない状態です。
今日は、A4半分で作れるルールを丸ごと置いていきます。
なぜ、全面禁止がうまくいかないのか
禁止すると、こうなります。
① 家のスマホで使う
会社のPCで使えないだけです。**同じ資料を、個人のアカウントに打ち込みます。**会社は把握できません。
② 使っていることを言わなくなる
これがいちばん困ります。AIが出した文章を、確認せずにそのまま客先に送っていても、誰も気づきません。
③ 差がつく
同業が使い始めているのに、自社だけ手作業のまま。**見積の回答が半日遅れる。**それが積み重なります。
禁止は「使わせない」ではなく「見えなくする」だけなんです。
じゃあ、何を決めればいいのか
3つだけです。
① 入れてはいけない情報を決める
これは具体的に書いてください。「機密情報は入れない」では、現場が判断できません。
入れないもの（例）
- お客さんの実名・社名が入ったもの
- 見積・原価・単価の具体的な金額
- 図面・仕様書
- 人事評価に関すること
迷ったときの基準はこれ1つです。
「これが外に出たら困るか」
困るなら入れない。それだけです。
⚠ 逆に、気にしすぎなくていいものもあります。社外に出しても問題ない一般的な相談、自社が書いた文章の言い換え、メールの下書き。ここまで禁止すると、何も使えなくなります。
② 使っていい業務を決める
「判断が要らない仕事」から始めてください。
| 向いている | 向いていない |
|---|---|
| メール・案内文の下書き | 最終判断（誰に売るか、いくらにするか） |
| 長い文章の要約 | 交渉の内容そのもの |
| 言い方の言い換え | 事実を調べること（間違えます） |
| 議事録の整形 | お客さんへの謝罪文（そのまま送らない） |
⚠ **「調べもの」に使うのは、いちばん危ないです。**AIは、それらしい嘘を自信満々に書きます。法律・制度・数字を聞いたときは、必ず一次資料で確認してください。
③ 出てきたものを、誰が確認するか決める
これを決めないと、①と②が意味を失います。
「AIが作ったものは、必ず人が目を通してから外に出す」——これを1行、書いておくだけで十分です。
誰が見るかも決めてください。本人が見るのか、上長が見るのか。決まっていないと、誰も見ません。
入力が学習に使われるかは、自分で確認してください
ここ、記事や人から聞いた話で判断しないほうがいいです。プランによって違い、しかも仕様が変わります。
大まかにはこうです。
- 個人向けのプラン … 既定で学習に使われることがある。設定でオフにできる
- 法人向けのプラン・API経由 … 既定で学習に使われないのが一般的
確認する手順はこれだけです。
- ChatGPTにログインする
- 右上のアカウントから 設定
- データコントロール（Data controls）を開く
- 「すべての人のためにモデルを改善する」のような項目を見る
今どうなっているかが、そこに書いてあります。⚠ **記事を読んで安心するのではなく、自分のアカウントの画面を開いて、目で見てください。**私もそうしています。
社内で複数人が使うなら、全員の設定を1回ずつ確認したほうが確実です。1人5分もかかりません。
ルールは、A4半分で足ります
長い規程を作ろうとすると、作っている途中で終わります。紙1枚の半分で十分です。
【生成AIの使い方】
■ 入れないもの
・お客さんの実名／社名
・見積・原価・単価の金額
・図面／仕様書
・人事に関すること
→ 迷ったら「外に出たら困るか」で判断
■ 使っていい仕事
・下書き／要約／言い換え／整形
→ 最終判断と、事実調べには使わない
■ 出す前に
・AIが作ったものは、必ず ______ が目を通す
■ 設定
・学習オフになっているか、各自で確認するこれを配って、朝礼で3分説明すれば終わりです。
それでも不安が残る場合
使う場所を1つに絞るという手があります。
たとえば「議事録の整形だけ」「メールの下書きだけ」。1つの業務で3か月やってみて、問題が起きなければ次を足す。
いきなり全社・全業務で解禁するより、ずっと安全です。しかもその3か月で、何が向いていて何が向いていないかが、社内の実感として溜まります。
どの業務から始めるかの選び方は、中小企業のAI導入、どこから手をつけるかに条件を3つ書いています。費用をかけて何か入れる前に読むなら、AI導入にいくらまで出していいかのほうもどうぞ。
今日、やること
**上のA4半分を、コピーして社内に配ってください。**空欄は1か所だけです。
■ 出す前に
・AIが作ったものは、必ず ______ が目を通すここに名前を入れるだけで、ルールになります。
完璧な規程を作る必要はありません。「何も決まっていない」から「決まっている」に変わることのほうが、はるかに大きいんです。応援しています。
よくある質問
ChatGPTの業務利用は禁止すべきですか？
全面禁止は現実的ではありません。禁止しても個人のスマホやアカウントで使われ、しかも会社が把握できない形になります。隠れて使われるほうが危険です。危ないのは禁止か許可かではなく、何も決めていない状態です。入れてはいけない情報・使っていい業務・出てきたものを誰が確認するか、この3つだけ決めれば、A4半分で足ります。
入力した内容は、AIの学習に使われてしまうのですか？
プランと設定によります。個人向けのプランは既定で学習に使われることがあり、設定画面の「データコントロール」でオフにできます。法人向けのプランやAPI経由の利用は、既定で学習に使われないのが一般的です。ただし仕様は変わりますので、必ず自分のアカウントの設定画面を開いて、今どうなっているかを目で確認してください。記事や人から聞いた話で判断しないことをおすすめします。
何を入力してはいけませんか？
実名の入った顧客情報、見積や原価の具体的な金額、図面や仕様書、人事評価に関することです。判断に迷ったら「これが外に出たら困るか」で決めてください。困るなら入れない。逆に、社外に出しても問題ない一般的な相談や、自社の文章の言い換えは、気にしすぎなくて大丈夫です。
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