“やめる仕事”を決める棚卸しのやり方。小さな会社の省力化は、ここから始まる

逆張りの経営思考

結論から、いきます。 業務効率化は、「早くやる方法」を探すことではありません。「やらなくていい仕事」を見つけて消すことです。そして、それを見つける唯一確実な方法が、業務の棚卸しです。

以前、人手不足は“採用”では解決しない。仕事量を減らす3つの順番という記事で、①やめる ②減らす ③任せる、という順番を書きました。今日はその①「やめる」を、実際に手を動かす手順まで落とし込みます。

先に言っておくと、この棚卸しは難しくありません。必要なのは1週間と、紙かエクセル1枚。コンサルも、システムも、いりません。ただし、やった会社としない会社では、驚くほど差がつきます。

業務棚卸しの前に：正確さを目指すと、必ず失敗する

まず、ありがちな失敗から潰しておきます。

業務棚卸しと聞くと、多くの方が「15分単位で全業務の時間を記録する」ようなものを想像します。工数分析のフォーマットを配って、全員に埋めてもらう。——これ、ほぼ確実に失敗します。

理由は単純で、記録すること自体が新しい仕事になるからです。省力化のための調査で人手を食う。3日目には形骸化し、1週間後には「あとでまとめて書いた、たぶんこんな感じ」の数字が集まってきます。それを元に判断したら、判断まで間違えます。

私は前職で20年ほど、大手企業の設備診断の技術コンサルをしていました。振動や油のデータから、機械のどこが傷んでいるかを見つける仕事です。そこで学んだのは、**「測る目的が変われば、必要な精度も変わる」**ということでした。異常の有無を知りたいだけなら、荒いデータで十分なんです。小数点以下まで揃えるのは、原因を特定する段階になってからでいい。

業務棚卸しも同じです。今の目的は「やめる候補を見つける」こと。それなら、精度はざっくりで足ります。

棚卸しのゴールは、正確な工数表ではない。「え、これまだやってたの？」を見つけること。

手順1：1週間、全員に「やったこと」を書き出してもらう

やり方はこれだけです。

期間は1週間（繁忙期・閑散期の真ん中あたりの、普通の週を選ぶ）
全員が、その日にやったことを箇条書きで書く
粒度は**「午前中、請求書づくり」「夕方、日報の入力」程度でOK**
分単位の計測はしない
書く場所は紙でもエクセルでもLINEでも、いちばん楽な方法でいい

社長がここでやるべき仕事は1つ、「これは評価のためではない」と最初にはっきり伝えることです。ここを言わないと、みんな「サボっていると思われたくない」と考えて、実態より立派な記録を書きます。そうなると棚卸しは無意味になります。

伝え方はシンプルでいい。「みんなの仕事を減らしたいから、いま何をやっているかを教えてほしい。多い少ないは一切評価しない」。これで通じます。

そして社長自身も書いてください。社長の1週間にも、必ず「やめていい仕事」が入っています。

手順2：「誰のため」×「頻度」で分類する

1週間経ったら、出てきた項目を1枚のシートに並べて、2つの軸で分類します。

軸1：誰のための仕事か

お客さんのため（お客さんが価値を感じる／お客さんの目に触れる）
社内のため（判断や管理に必要。お客さんは見ないが、意思決定に使われている）
誰のためでもない（誰も見ていない／誰も使っていない／理由を説明できない）

軸2：頻度（毎日／毎週／毎月／不定期）

表にすると、こんな形になります。

仕事	誰のため	頻度	判定
見積書の作成	お客さん	毎日	残す
売上の集計	社内（判断に使う）	毎月	残す・減らす検討
会議資料の清書	誰のためでもない	毎週	やめる候補
日報の入力	誰のためでもない	毎日	やめる候補
システムとエクセルへの二重入力	誰のためでもない	毎日	やめる候補

「誰のためでもない」は、必ず出てきます。 例外を見たことがありません。しかも、たいてい毎日やっています。毎日15分の仕事は、年間で約60時間。1人分の1週間半が、誰のためでもない作業に消えている計算になります。

判定に迷ったら、**「これを見ている人の名前を言えますか？」**と聞いてみてください。名前が出てこない資料は、誰も見ていません。

手順3：「誰のためでもない×高頻度」から、止める

やめる順番は、「誰のためでもない」かつ「頻度が高い」ものからです。効果が最大で、反対が最小だからです。

そして、ここがこの記事でいちばん伝えたいところなんですが——

止め方は「1か月やめてみます。困ったら戻します」でいい。

この軽さが、決定的に大事です。「この仕事を廃止していいか」を重々しく議論し始めると、誰も何も決められなくなります。廃止は怖いけれど、お試し停止なら怖くない。実際に止めてみると、9割は誰も困りません。困った1割は戻せばいいし、そのときは「なぜ必要か」がはっきりするので、むしろ得です。

止めるときの注意は2つ。止めることを全員に伝えること（黙って止めると「サボっている」に見えます）と、止めた日をメモしておくこと（1か月後の振り返りができます）。

手順4：やめられない仕事を、減らす・任せるに振り分ける

「誰のためでもない」を片づけたら、残りに手をつけます。ここからは②減らす、③任せる、の領域です。

社内のための仕事は、頻度と精度を落とせないか考えます。毎日の集計は週1でいいかもしれない。社内資料の見た目は60点でいい。判断が変わらないなら、それは削っていい手間です。数字の見方そのものはエクセルで始める売上分析。社長がまず見るべき“3つの数字”にまとめてあるので、集計を減らす前に「本当に見るべき数字」を絞るのに使ってください。

お客さんのための仕事は、原則として減らしません。ここは会社の価値そのものです。ただし、やり方は変えられます。手作業でやっているだけなら自動化の対象になります。何から自動化するかは中小企業が生成AIで最初に自動化すべき“たった1つ”の業務が参考になります。

順番は絶対に守ってください。やめる → 減らす → 任せる。 いきなり自動化に飛ぶと、いらない仕事が高速で回り続けるだけになります。

明日からの一歩：全員に一言、こう伝える

明日の朝礼で、これを言ってください。

「今週1週間、その日にやったことを箇条書きでメモしてください。細かくなくていいです。評価には一切使いません。みんなの仕事を減らすために使います」

これだけです。1週間後、集まった紙を「誰のため」で3つに分けて、「誰のためでもない」の一番上にあるものを1つ止める。

小さな会社の省力化は、システムからは始まりません。「これ、もうやらなくていいよ」という社長の一言から始まります。その一言を出すために必要なのが、この1週間の棚卸しなんです。

来週、社内の誰かの手が少し空きます。その時間をお客さんに向けたとき、会社は前に進みます。まずは1週間、始めてみましょう。応援しています！

よくある質問

業務棚卸しは、どのくらいの手間をかければいいですか？

1週間、全員に「やったこと」をざっくり書き出してもらうだけで十分です。15分単位の細かい記録は不要どころか、記録そのものが新しい負担になって続きません。粒度は「午前中、請求書づくり」程度でかまいません。目的は正確な測定ではなく、やめる候補を見つけることです。

「やめていい仕事」はどうやって見分けますか？

書き出した仕事を「誰のための仕事か（お客さん／社内／誰のためでもない）」で分類してください。誰のためでもない仕事が必ず出てきます。会議資料の清書、使われていない日報、システムとエクセルへの二重入力などが典型です。そこから止めます。

仕事を止めて、あとで問題が起きたらどうしますか？

戻せばいいだけです。「1か月止めてみて、困ったら戻す」という軽さが大事で、止める判断を重くすると誰も何も止められなくなります。実際にやってみると、止めても誰も困らない仕事のほうが多いことに気づくはずです。

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