棚卸をエクセルで効率化。数える前に決める3つ

結論から、いきます。棚卸に時間がかかるのは、数え方が遅いからではありません。段取りが毎回ゼロからだからです。

「どこから数える」「いつ止める」「合わなかったらどうする」。この3つが決まっていない現場は、数えている最中にずっと相談が発生します。

今日は、数える前に決める3つと、そのまま使える表の形を置いていきます。

なぜ、何度数えても合わないのか？

数えている間も、在庫が動いているからです。

朝から数え始めて、昼に出荷があり、夕方に入荷がある。この日の帳簿と、この日の実数は、そもそも別の時点の数字です。合わないのが当たり前です。

⚠ 締めの時刻を決めてください。「17時の状態で数える」と決めれば、その後に動いたものは翌日の記録になります。数え直しが1回減るだけで、棚卸は短くなります。

数える前に決める、3つのこと

① どの順番で数えるか

棚番の順に、一筆書きで回れる順番を決めます。

行ったり来たりが、いちばん時間を食います。紙の表も、その順番に並べておいてください。表の順番と棚の順番が違うと、探す時間が増えます。

② いつ締めるか

「何時の状態を数えるか」を先に決めます。

締めたあとに動いたものは、その日の棚卸には入れません。入れると、また合わなくなります。

⚠ 出荷の多い会社は、終業後か始業前に締めるのが現実的です。

③ 合わなかったとき、誰がどうするか

その場で帳簿の数字を書き換えないでください。

書き換えると、なぜズレたのかが消えます。差は差として記録に残し、あとで原因を見ます。原因は、だいたい3つのどれかです。

型	中身
記録漏れ	入出庫を入れ忘れた。いちばん多い
場所違い	別の棚にあった。数えたつもりが数えていない
数え間違い	箱の入数、端数の数え方

棚卸表は、どう作ればいいのか？

5列＋差異の1列です。

A：品番	B：品名	C：棚番	D：帳簿数	E：実数	F：差異
K-100	取付金具 A	A-1	120	118	-2
K-200	取付金具 B	A-2	80	80	0
K-300	シャフト	B-1	45	51	6

F列（差異）に入れる式は、これだけです。

=E2-D2

マイナスは「帳簿より少ない」、プラスは「帳簿より多い」です。

あとは、差異が0でない行に色を付けます。

1. 表の範囲（A2からF列の最終行まで）を選ぶ
2. ホーム → 条件付き書式 → 新しいルール
3. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選ぶ
4. 数式に =$F2<>0 と入れて、塗りつぶしの色を決める

これで、差が出た行だけが色付きで並びます。確認するのはそこだけです。

⚠ 担当者・単価・仕入先の列は、最初は入れないでください。当日に書く項目が増えるほど、記入が止まります。5列で1回まわしてから足します。

数えた結果を、どう使うのか？

差異の一覧が、そのまま次の改善リストになります。

• 同じ品目で毎回ズレる … 入出庫の記録の仕方に原因があります
• 場所違いが多い … 棚番の表示か、戻す場所のルールの問題です
• 数え間違いが多い … 箱の入数表示を棚に貼るだけで減ります

⚠ 差は、在庫の表に「調整」の行として積んでください。在庫数を直接書き換えると、どれだけズレたかが残りません。積み方は在庫管理システムをエクセルで自作に書きました。

次回を半分にするには、何を残すのか？

当日の数字だけでなく、段取りを残します。

① 数えた順番（棚番の並び）：__________
② 誰がどこを担当したか：__________
③ 何時から何時までかかったか：__________
④ 差異が出た品目（次回はここから数える）：__________

毎回ゼロから相談しているのが、いちばん時間を食っています。この4つが残っていれば、次回は同じ順番で動けます。

スマホやAIを使うと、何が変わるのか？

紙に書いて、あとでパソコンに打ち直す時間が消えます。

棚の前でスマホに実数を入れて、そのまま表に積み上がる形にすれば、転記がなくなります。実際に、入力項目を削って1画面に収めた売上入力の仕組みを作って納めたことがあります。分かったのは、項目を減らすほど記録が続くということでした。

⚠ バーコードやQRの読み取りは、棚と商品に貼る手間が先に来ます。品目が多く、毎月棚卸をしている会社なら効きますが、年1回なら先に段取りを直すほうが早いです。

工程の記録の作り方は生産管理をエクセルで自作に、6列の表でまとめています。

今日やること

次の棚卸の前に、紙に3行書いてください。

① 数える順番（棚番を並べる）：__________
② 締めの時刻（何時の状態を数えるか）：__________
③ 差が出たとき、誰が判断するか：__________

この3行があるだけで、当日の相談が消えます。表と式は、そのあとで十分です。

「うちは毎年、深夜までかかる」と思われたかもしれません。それは人が遅いからではなく、決まっていないことを、その場で決めながら数えているからです。決めてしまえば、同じ人数で終わります。応援しています！

よくある質問

棚卸をエクセルで効率化するには、何から始めればいいですか？

表を作る前に3つ決めてください。棚を数える順番、在庫の動きを止める締めの時刻、帳簿と現物に差が出たときに誰がどう直すかです。特に締めの時刻が決まっていないと、数えている間に出荷や入荷が起き、何度数えても合いません。順番と時刻が決まっていれば、表は品番・棚番・帳簿数・実数・差異の5列で足ります。

棚卸表には、どんな列が必要ですか？

品番・品名・棚番・帳簿数・実数の5つに、差異の列を1つ足すだけで足ります。差異は「実数−帳簿数」で自動計算し、0でない行だけ条件付き書式で色を付けると、確認すべき品目が一目で分かります。担当者や単価の列は、使う場面があると分かってから足してください。列が増えるほど、当日の記入が止まります。

帳簿と現物が合わないとき、どうすればいいですか？

その場で帳簿の数字を書き換えないでください。差異は記録として残し、原因を3つの型で見ます。記録漏れ（入出庫を入れ忘れた）、場所違い（別の棚にあった）、数え間違いです。差異が大きい品目は一度その場で数え直し、それでも合わなければ調整として1行積みます。どの品目でズレやすいかが分かると、次の棚卸から対象を絞れます。

棚卸の時間を次回から短くするには、何を残せばいいですか？

当日の記録に加えて、棚番の並び順と、担当の割り当て、かかった時間を残してください。次回は同じ順番・同じ割り当てで動けるため、迷う時間が消えます。あわせて差異が出た品目だけを別表にしておくと、次回はそこから数えられます。毎回ゼロから段取りを組み直していることが、時間がかかる最大の理由です。

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