業務効率化の効果を、金額で計算する

「20分かかっていた作業が、5分になりました」
——それは、月いくらの得ですか。

この問いに答えられないまま進めると、判断ができません。 時間が減ったことは分かる。でも、それが投資に見合うのかが分からない。 だから「効果があった気がする」で終わり、次に何をすればいいかも決まらない。

時間を金額に直すと、この問題が消えます。 計算は掛け算だけです。今日は、その手順を全部お渡しします。

たとえば1回20分の作業を月40回、担当者の時給が1,500円なら——

「面倒な作業」が「年24万円の作業」に変わりました。 ここまで来ると、判断ができます。年24万円かかっているなら、 10万円の仕組みを作る価値はある。逆に年2万円なら、放っておいたほうがいい。

手順は、6つです

やってみると、たいてい順番が変わります

この計算をすると、多くの会社で同じことが起きます。 「いちばん面倒だと思っていた作業」が、金額では上位に来ないのです。

毎日の小さな作業ほど、金額では大きくなります。 逆に、めったに発生しないが重い作業は、金額では下位に来る。 感覚と数字がずれるのは、頻度が見えていないからです。

金額を出す目的の半分は、「やらない」と決めるためです

金額が出ると、投資していい額の上限が決まります。 年24万円かかっている作業なら、10万円の仕組みは1年経たずに回収できます。 逆に、年2万円しか削れない作業に50万円かけるのは損です。

既製品のソフトで足りることも多くあります。 月数千円のサービスで済むなら、作る必要はありません。 金額を出しておくと、この判断が数字でできます。

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よくあるご質問

業務効率化の効果は、どうやって金額にするのですか？

「1回あたりの時間 × 月の回数 × 時給」で出します。たとえば1回20分の作業を月40回やっていて、担当者の時給が1,500円なら、20分÷60×40×1,500＝月2万円。年間24万円です。この計算をすると、「面倒な作業」が「年24万円の作業」に変わります。どちらが判断しやすいかは明らかです。

時給はいくらで計算すればいいですか？

実際に払っている額で構いません。月給30万円の社員なら、月160時間として時給1,875円。社会保険料などを含めるともう少し上がりますが、最初は概算で十分です。精度を上げるのは、着手する順番が決まってからでいいからです。社長自身がやっている作業なら、時給はもっと高く置いてください。

削減できた時間は、そのまま利益になりますか？

なりません。ここが誤解されやすいところです。空いた時間で何もしなければ、人件費は変わらないので利益は増えません。金額に直すのは「どの作業から手をつけるか」を決めるためであって、その額がそのまま利益になるという意味ではありません。空いた時間を何に使うかまで決めて、初めて効果が出ます。

どの作業から手をつければいいですか？

金額の大きい順です。ただし例外があります。金額が大きくても、その作業に判断や交渉が含まれていれば、自動化は難しい。逆に金額が小さくても、毎日発生して手順が決まっているものは、置き換えやすく効果も安定します。金額で並べたうえで、置き換えやすさを見る、という2段階になります。

全部を自動化したほうがいいのですか？

いいえ。費用対効果が合わないものは、やらないほうがいいです。月2,000円しか削れない作業に、50万円かけて仕組みを作るのは損です。既製品のソフトで足りることも多くあります。金額を出す目的の半分は、「やらない」と決めるためです。