AI導入の失敗は5つに集中する。作って納めた側から
結論から、いきます。AI導入の失敗は、技術ではなく段取りで起きます。しかも、ほぼ5か所に集中します。
「精度が出なかった」「現場が使わなかった」。結果はそう見えますが、原因はもっと手前にあります。
作って納めた側から、実際につまずいた場所を5つ置いていきます。全部、作る前に紙1枚で防げるものです。
① 判断が要る工程まで自動化しようとする
いちばん多い失敗です。
「読み取る」「並べる」「計算する」は自動化できます。でも「どれを優先するか」「この客先はいくらにするか」は、自動化すると確認の手間のほうが増えます。
AIが出した案を人が全部見直すことになるからです。見直す時間 ＞ 自分でやる時間になった瞬間、その仕組みは使われなくなります。
⚠ 線を引くなら、ここです。
| 自動化してよい | 自動化しない |
|---|---|
| 転記・集計・仕分け | 値付け・優先順位・断るかどうか |
| 下書きを作る | 最終の判断 |
| 探す・並べる | 例外の処理 |
② 置き場所を決める前に、読み取りから始める
先に読み取りを試したくなります。動くと楽しいからです。
でも、図面や伝票が共有フォルダと担当者のパソコンとメールに散ったままだと、読み取って作った索引が指す先が、あとで全部変わります。やり直しです。
これは実際にやりました。先に集めるべきでした。
順番は「集める → 読み取る」です。詳しくは図面管理システムの自作。決めるのは3つだけですに書きました。
③ 項目を欲張る
「あれば便利」で足した1項目が、仕組みを止めます。
現場で入力してもらう形にすると、はっきり出ます。項目が3つなら続きます。7つになると、その週から入力されなくなります。
実際に、売上の入力の仕組みでは項目を削れるだけ削り、スマホの1画面に収めました。足したくなったときは、「これが無いと困るか」で判断します。「あると便利」は足しません。
④ 入力できない場所に、仕組みを置く
倉庫にパソコンはありません。手も汚れています。
それなのに事務所のパソコンでしか入力できない形にすると、記録は「あとでまとめて」になります。そして抜けます。抜けた1件が、在庫でも工程でも、数字の食い違いになります。
- 在庫が合わなくなる仕組み → 在庫管理システムをエクセルで自作
- 納期の遅れが見えなくなる仕組み → 生産管理をエクセルで自作
⚠ 入力する場所を、作業する場所に合わせてください。逆はうまくいきません。
⑤ あとの面倒を見る人を決めない
作った直後は、誰でも動かせます。
半年後、式が壊れる。読み取りの結果がずれる。そのとき直せる人がいなければ、その仕組みはそこで終わります。
社外に作ってもらう場合も同じです。「どこまで面倒を見てもらえるか」を、作る前に決めておいてください。
⚠ 判断の基準は、作れるかどうかではなく、続けられるかどうかです。
精度は、どこまで上げればいいのか？
100%にはなりません。手書きのクセ、かすれた文字、古い書式。必ず読み間違えます。
大事なのは精度を上げることではなく、違っていたときに、その場で直せる形にしておくことでした。直した結果が残る仕組みにしておけば、使いながら正確になっていきます。
読み取りの限界は手書き伝票をAIで読み取るにまとめました。
いくらまでかけていいのか？
相場では決まりません。同じ仕組みでも、その作業に年間いくらかかっているかで、出していい金額が変わります。
計算のしかたはAI導入にいくらまで出していいかに、人件費から逆算する形で書きました。
既製品で足りる領域なら、既製品のほうが安く済みます。分かれ目はAIツールは既製品か、自社で作るかの4つの観点で判断できます。
今日やること
今かかっている作業を1つ選んで、紙に5行書いてください。
① この作業のうち、判断が入るのはどこか：__________
② データは今どこに散らばっているか：__________
③ 入力する項目は、いくつまでなら続くか：__________
④ 入力するのは、どの場所か（現場／事務所）：__________
⑤ 半年後に面倒を見るのは誰か：__________⑤が埋まらないなら、まだ作らないでください。作っても止まります。
「うちは何から手をつければいいのか分からない」と思われたかもしれません。それが普通です。候補の洗い出し方は中小企業のAI導入、どこから手をつけるかに3つの条件で書きました。1つずつで大丈夫です。応援しています！
よくある質問
中小企業のAI導入は、なぜ失敗するのですか？
技術が足りないからではなく、決めるべきことを決めずに始めるからです。実際に作って納めた経験では、失敗はほぼ5か所に集中します。判断が要る工程まで自動化した、データの置き場所を決める前に読み取りから始めた、項目を欲張った、入力できない場所に仕組みを置いた、作ったあとの面倒を見る人を決めなかった、の5つです。どれも作る前に紙1枚で決められることばかりです。
AI導入で、最初に決めておくことは何ですか？
対象の業務を1つに絞ることと、その業務のデータをどこに1か所へ集めるかです。置き場所が決まっていないと、読み取りや集計の結果が指す先が後で全部変わり、作り直しになります。次に、入力や確認を誰がいつ行うかを決めます。ここまで決まっていれば、道具は後から選べます。逆に、道具から選び始めた案件は作り直しになりやすいです。
AIの読み取り精度は、どのくらい必要ですか？
100%を前提にした設計にしないことが大事です。手書きのクセ、かすれ、古い書式があると必ず読み間違えます。精度を上げる工夫よりも、違っていたときにその場で直せる形にしておくほうが効きます。人が直した結果が残る仕組みにしておけば、使いながら正確になっていきます。最初の1か月は人が確認する前提で組むと、現場が止まりません。
作ったあとに止まってしまう原因は何ですか？
面倒を見る人が決まっていないことです。作った人が異動や退職でいなくなると、式やスクリプトが壊れても誰も直せません。社外に作ってもらう場合も、誰がどこまで面倒を見るかを先に決めておく必要があります。作れるかどうかではなく、続けられるかどうかで決めてください。続けられない仕組みは、作らないほうが損をしません。
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