金型・工具製造の事務をAIで効率化（請求書・図面・受注台帳）

請求書は手で打ち直し、図面はフォルダを開いて探す。事務は家族で回している。 冷間圧造工具を作る会社で、この3つの手作業を減らす仕組みを作って納めました。

無料のAI活用診断（入力1分）

対象

愛知県の金型・工具・部品の製造会社（事務の担当が少ない会社）

納めた仕組み

注文書を撮影して請求書を作るアプリ／注文番号から図面PDFを開き、受注台帳を絞り込み・集計するアプリ／図面ファイル名の一括の付け替え／仕入の入力項目を増やした管理台帳

データの置き場所

社内のパソコン、または会社管理の外付けHDD。図面や取引の情報をクラウドに置かない形

費用

業務1つの自動化で50万円〜（税別）。先に無料のAI活用診断で、回収できるかを確かめます

対応地域

愛知県内は訪問。納品後の使い方の説明と設定も、その場で一緒に行います

どの手作業から減らしますか？

1. 請求書の打ち直し … 注文書や納品書をスマホで撮ると、AIが読み取って明細の台帳にため、請求書のエクセルを作ります。請求書の自動化の詳しい説明
2. 図面探し … 図面のファイル名を番号の規則にそろえ、顧客の管理番号か社内番号を入れるとPDFが開くようにします。図面検索の詳しい説明
3. 受注台帳の集計 … 受注日・製品名・材質・顧客注番などで絞り込み、件数・売上・平均単価を集計してグラフにします

受注台帳から、何が分かりますか？

製品ごと・お客さまごとに売上と単価を並べると、手間のわりに利益の小さい受注が見えてきます。 事務を減らすために作った台帳が、そのまま、どの仕事を増やしどの仕事を見直すかを決める材料になります。

作る前に、決めておくことは？

• 番号の規則 … 図面を呼び出すキーにする番号（社内番号・顧客の管理番号）と、その対応表
• 台帳の項目 … 仕入先や品目など、あとで集計したい項目を先に足しておきます
• 請求書を出すタイミング … 注文書と請求書が1対1でない場合の締め方
• AIの利用料 … 文字の読み取りに使うAIの利用登録は、会社のアカウントで行います。登録の手順も一緒に進めます

費用に見合うかを、会社の数字で計算する

「手作業を減らす（AI）」のタブに、その作業にかかっている時間を入れてみてください。

手作業を減らす（AI） 利益を増やす（経営）

その作業に、社内で月に何時間かかっていますか 時間／月 担当する人の時給（社会保険などを含めた目安） 円 そのうち、仕組みで減らせる割合（仮） ％ 費用 万円（業務1つの自動化は50万円〜・税別）

今の、月の粗利（金額） 万円／月 粗利が増える幅（仮） ％ 費用 万円（経営診断40万円・税別）

1年で浮く・増える金額：—

費用を取り戻すまで：—

仮の数字で計算した目安です。どの数字が現実的かは、無料のご相談で一緒に確かめます。

よくあるご質問

愛知県で、金型や工具の製造会社の事務を効率化してくれるところはありますか？

愛知県東海市の中小企業診断士・吉田直樹が対応しています。冷間圧造工具を作る会社に、注文書をスマホで撮影して請求書を作る仕組みと、受注台帳から図面PDFを呼び出す仕組みを作って納めました。データは社内のパソコンや会社管理の外付けHDDに保存する形です。初回60分は無料です。

図面が多すぎて、探すのに時間がかかります。

図面のファイル名を、顧客の管理番号や社内番号から呼び出せる規則にそろえ、番号を入れるとその図面PDFがすぐ開く仕組みにします。AIが図面の中身を読むのではなく、受注台帳の番号と図面ファイルを結び付けて探す方法です。すでにある図面のファイル名の付け替えも、まとめて行います。

請求書の作成は、どこまで自動になりますか？

注文書や納品書をスマホで撮影すると、AIが文字を読み取って明細の台帳にためていき、そこから請求書のエクセルを作ります。手書きの修正が入った書類は読み取りを確かめる手順を入れます。会計ソフトとはつながず、請求書を作るところまでを受け持ちます。

費用はいくらですか？

1つの業務を自動化する規模で50万円〜（税別）です。先に無料のAI活用診断で、その作業に年間いくらの人件費がかかっているかを出し、1年ほどで回収できる見込みがあるときだけ作ります。経営の相談は、簡易診断5万円、経営診断40万円、実行段階の伴走が月額20万円から（いずれも税別）です。