在庫と発注の管理を、自動にする
欠品と過剰在庫は、たいてい「いつ・いくつ頼むか」が人の勘に任されているところから起きます。 発注点と発注残が数字で見えれば、担当者が休んでも発注は止まりません。下のアプリはブラウザで開くだけで使えます。
無料で試せる、在庫・発注のミニアプリ（一部）
発注
在庫・棚卸
欠品・仕入先
エクセルで自分で作る場合の手順は、記事「在庫管理システムをエクセルで自作。決めるのは3つだけ」にまとめています。生産計画と一緒に管理したい場合は「生産管理をエクセルで自作。まず作るのは計画表ではない」もあわせてどうぞ。
会社に合わせて作る仕組み
これまで在庫は担当者の記憶と紙の台帳。切れそうになってから慌てて発注し、頼んだかどうかは電話で確かめる。
作ったあと入出庫をスマホで入れると、発注点を下回った品目と、まだ届いていない発注が一覧に出る。
最初から全品目を載せる必要はありません。切らすと困る品目と、金額の大きい品目から始めます。 残りは棚卸のたびに足していけば、数か月で台帳がそろいます。見積や生産管理まで一緒に仕組みにする場合は見積・在庫・生産管理の仕組みづくりをご覧ください。
AI活用診断は無料です。在庫・発注・事務の作業を一緒に書き出し、既製のシステムで足りるか、作るべきかを分けます（60分程度・オンライン可）。
発注点は、どう決めるのか
発注点は「1日に出ていく量 × 頼んでから届くまでの日数 ＋ 安全在庫」で出します。 たとえば1日10個出て、届くまで5日なら、50個に安全在庫を足した数を切った日が発注日です。 大事なのは式より、出ていく量と届くまでの日数を記録しておくことです。ここが勘のままだと、どんな仕組みでも外れます。
自社用に作る場合の費用は50万円〜（税別）です。品目が多くバーコードや会計ソフトとの連携が要るなら、既製のシステムをお勧めします。
よくあるご質問
- 発注点を自動で計算できる無料アプリはありますか？
- あります。しごと道具箱の「発注点の自動計算」は、1日に出ていく量と、頼んでから届くまでの日数、安全在庫を入れると発注点を出します。登録不要で、入力した内容は外部へ送りません。
- 在庫管理システムは、エクセルで自作できますか？
- できます。品目ごとに入庫・出庫を1行ずつ記録し、在庫数は関数で出す形にすると崩れにくくなります。作り方は記事「在庫管理システムをエクセルで自作。決めるのは3つだけ」にまとめています。
- 棚卸を紙からスマホ入力に変えられますか？
- 変えられます。棚の前でスマホに数を入れると、帳簿の数との差がその場で出る形です。差が出た品目だけ原因を書いてもらうと、次の棚卸で同じずれが起きにくくなります。
- 既製の在庫管理システムと、どちらがいいですか？
- 品目が多く、バーコードで入出庫したり会計ソフトへ仕入を流したりするなら、既製のシステムが向いています。品目は数十〜数百で、仕入先ごとに締め日や最低ロットが違う、箱とバラが混ざるといった数え方の癖が強い場合は、エクセルや自社用の仕組みのほうが続きます。
- 頼むと、いくらかかりますか？
- 在庫と発注を1つの仕組みにする規模で、50万円〜（税別）です。欠品で取り逃した売上と、発注や棚卸にかかっている時間を先に金額にし、それを下回るなら作らないほうがよい、とお伝えします。
担当するのは
中小企業診断士（経済産業大臣登録）の吉田直樹です。 大手鉄鋼メーカーで製鋼プロセスの技術開発に約6年、 そのあと中小企業で20年、機械設備の状態診断に携わりました。 やっていたのは潤滑油を分析して、データで機械の状態を判定する仕事です。 解析したデータは300件を超えます。
まず、どの作業に時間がかかっているかから
AI活用診断は無料です。どの品目で欠品や余りが出ているか、発注に毎週どれだけ時間を使っているかを一緒に見て、仕組みにする価値があるかを判断します。