作業手順書を、新人が自分で開く形にする
手順書が棚で眠るのは、書き方が悪いからではなく、作業の場所から遠いからです。 機械の前でスマホから1枚だけ開ける形にすると、ベテランが同じことを何度も教える時間が減っていきます。
手順書・教育・引継ぎに使える無料アプリ（一部）
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どれも会員登録なしで、ブラウザから開けます。エクセルで手順書の型を作るなら、記事「作業手順書の作り方。エクセルで1作業1枚にする」に列の組み方を書きました。図面から作業指示書を起こす手間を減らしたい場合は作業指示書の下書きを自動にする仕組みをご覧ください。
自社用に作ると、何が変わるか
今手順書はファイルの奥。新人は分からないたびにベテランの手を止め、誰がどの作業までできるかは班長の記憶だけ。
仕組みのあと作業名で探すと写真つきの1枚が出て、読んだ・できたの記録が人ごとに残る。次に誰へ何を教えるかが一覧で分かる。
書き直しは、事故やミスが起きた作業、新人が毎回つまずく作業の2つからで足ります。 全作業の手順書をそろえてから使い始めようとすると、そろう前に古くなります。
教えるのに時間がかかっている作業を、一緒に3つほど挙げてみませんか。手順書を整えるだけで済むのか、記録の仕組みまで要るのかを、その場で切り分けます。AI活用診断として無料です（60分程度・オンライン可）。
手順書に、書かないほうがいいこと
「状況を見て判断する」工程を、手順書の文章で教えようとしないことです。判断の基準は人によって言葉がぶれ、読んだ側は余計に迷います。 そこは手順書には「ここは班長に確認」とだけ書き、判断のしかたは隣で見せて教えるほうが早く身につきます。 手順書が受け持つのは、誰がやっても同じ結果になる部分だけです。
動画の配信や視聴の管理まで要るなら、専用のサービスを選ぶほうが確実です。写真つきの手順と習熟の一覧を自社用に作る場合は50万円〜（税別）です。
よくあるご質問
- 作業手順書は、エクセルで作れますか？
- 作れます。1つの作業をA4横1枚に収め、本体を「手順番号・やること・写真・できたかの見分け方」の4列で組むと崩れにくくなります。いちばん大事なのは、終わったかどうかを目で見て決められる「見分け方」の列です。テンプレートと写真がずれない設定は、記事「作業手順書の作り方。エクセルで1作業1枚にする」に書いています。
- 作業手順書と作業標準書・作業要領書は、何が違いますか？
- 作業標準書は寸法や締め付けトルク、検査の基準など「何を守るか」を決めた書類で、作業手順書（会社によっては作業要領書）は「どの順でやるか」を書いた書類です。小さな工場では、まず手順書を1作業1枚で作り、守る基準は「できたかの見分け方」の列に書けば足りることが多く、取引先から求められたときに基準だけを抜き出して作業標準書にまとめます。
- 手順書を作っても、現場で見てもらえません。
- 見られない理由は、長い・探せない・内容が古い、のどれかであることがほとんどです。1作業1枚に分け、置き場所を1か所にして作業の近くから開けるようにし、更新日と更新した人を必ず書く。この3つで、読まれる手順書に変わっていきます。
- 動画マニュアルのサービスと、どちらがいいですか？
- 拠点や人数が多く、動画の撮影・配信・視聴記録まで一括で管理したいなら、専用のサービスが向いています。人数が少なく、写真つきの1枚と「誰がどこまでできるか」の一覧があれば足りる職場なら、エクセルや自社用の小さな仕組みで十分に回ります。
- 仕組みにすると、費用はどのくらいですか？
- 手順書の検索と、新人ごとの習熟の記録を1つにまとめる範囲で50万円〜（税別）です。教える人が新人に付きっきりになっている時間を年間の人件費に直し、それより開発費が高くつくなら、エクセルの手順書を整えるところまでにしましょうとお話しします。
担当するのは
中小企業診断士（経済産業大臣登録）の吉田直樹です。 大手鉄鋼メーカーで製鋼プロセスの技術開発に約6年、 そのあと中小企業で20年、機械設備の状態診断に携わりました。 やっていたのは潤滑油を分析して、データで機械の状態を判定する仕事です。 解析したデータは300件を超えます。
まず、誰が何を何回教えているかから
ベテランが新人に同じことを教えている回数と時間を一緒に数え、手順書と記録を仕組みにする価値があるかを決めます。AI活用診断は無料です。